Dalam Project Management Di Bidang Pekerjaan IT, sudah tidak asing dengan yang namanya Scrum Methodology. Yaitu salah satu metode rekayasa perangkat lunak dengan menggunakan prinsip-prinsip pendekatan AGILE, yang bertumpu pada kekuatan kolaborasi tim, incremental product dan proses iterasi untuk mewujudkan hasil akhir. Lalu apakah makna dari Project Management itu sendiri ? Project Management adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk menggerakkan organisasi proyek dan memimpin oleh seorang manager dalam mencapai objective proyek. Seorang Project Manager yaitu posisi puncak yang luar biasa dalam proyek. Di pikiran dan penanya, tertumpu beban tanggung jawab yang besar atas kesuksesan proyek.

 
 

Kembali lagi ke istilah “Scrum” dan “Agile.” Ini adalah sistem yang sering-sering disebut di antara orang-orang yang bekerja di industri teknologi dan terkadang terdengar seperti memiliki bahasa mereka sendiri. Istilah seperti “planning poker”, “stand-ups”, dan “sprint” adalah beberapa kata yang sering digunakan saat membahas Scrum dan Agile. Ini memang terdengar sedikit menakutkan dan membingungkan bagi Anda yang belum tahu dan mengerti. Metode kerja yang satu ini sebenarnya dapat sangat membantu Anda karena cara bekerjanya yang mampu mengatasi masalah yang kompleks. Metode kerja ini memprioritaskan tugas-tugas individual, lalu mendelegasikan tugas-tugas tersebut kepada anggota tim yang dianggap paling sesuai untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.

Pengertian/Definisi Scrum dan Agile Project Management IT

Scrum adalah sebuah metode iteratif yang termasuk dalam metode Agile tentang bagaimana cara Anda mengelola dan menjalankan sebuah proyek. Ini bisa digunakan untuk mengelola segala jenis proyek mulai dari pembuatan software, website, hardware, marketing, event planning, dan sebagainya. Scrum membantu Anda untuk mengorganisir sebuah tim dan Anda harus memiliki komunikasi yang kuat antar member tim tersebut. Scrum mengatakan bahwa setiap “sprint” dimulai dengan meeting singkat untuk perencanaan dan diakhiri dengan review. Ini adalah ide fundamental dari Scrum untuk sebuah project management.

Proyek yang paling tepat untuk Agile adalah proyek yang memiliki deadline yang agresif, tingkat kerumitan yang tinggi, dan tingkat kebaruan (keunikan) yang tinggi bagi para member tim. Akan lebih baik jika Anda menggunakan Agile saat kita melakukan sesuatu yang baru, atau paling tidak baru bagi tim yang mengerjakannya. Jika itu adalah sesuatu yang tim telah lakukan sebelum berulang-ulang maka tim mungkin tidak memerlukan pendekatan Agile.

Agile mengacu pada seperangkat “metode dan praktik berdasarkan nilai dan prinsip yang diungkapkan dalam Agile Manifesto ,” yang mencakup hal-hal seperti kolaborasi, pengorganisasian yang dilakukan sendiri oleh member tim, dan tim yang lintas fungsional.

Scrum adalah kerangka kerja yang digunakan untuk mengimplementasikan pengembangan Agile.

Analogi yang bagus untuk membedakan Scrum dan Agile adalah perbedaan antara resep dan diet. Misalnya, diet vegetarian adalah seperangkat metode dan praktik berdasarkan prinsip dan nilai. Resep Taco Kacang akan menjadi kerangka kerja yang bisa Anda gunakan untuk menerapkan diet vegetarian Anda.

Ini mirip dengan hubungan antara Agile (diet) dan scrum (resep yang anda ikuti).

Agile lahir dari teknik yang digunakan oleh perusahaan Jepang yang inovatif di tahun 70an dan 80an (perusahaan seperti Toyota, Fuji, dan Honda).

Pada pertengahan 90-an, seorang pria bernama Jeff Sutherland mendapati dirinya frustrasi oleh perusahaan-perusahaan yang terus-menerus diganggu oleh proyek-proyek yang ketinggalan jadwal dan anggaran lebih tinggi. Dia berusaha menemukan jalan yang lebih baik. Penelitiannya membawanya ke perusahaan Jepang ini dan metode Agile mereka. Mendasarkan karyanya pada hal ini, Sutherland menciptakan kerangka kerja Scrum. Setelah serangkaian kesuksesan menggunakan metode barunya, Scrum mulai dengan cepat menyebar ke seluruh dunia pengembangan produk.

Scrum sendiri bisa dijelaskan dengan poin-poin berikut ini:

  1. Pemilik produk membuat daftar keinginan yang diprioritaskan yang disebut backlog produk.
  2. Selama perencanaan sprint, tim memilih salah satu item dari urutan teratas daftar keinginan tersebut dan memutuskan bagaimana mereka akan menjalankan potongan tersebut.
  3. Tim memiliki sejumlah waktu, yang disebut dengan istilah sprint (biasanya dua sampai empat minggu) untuk menyelesaikan pekerjaannya, namun setiap harinya akan ada pengecekan untuk melihat progress pekerjaan (Scrum harian).
  4. Sepanjang jalan, ScrumMaster membuat tim tetap fokus pada tujuannya.
  5. Di akhir sprint, pekerjaan harus berpotensi untuk dikirim: siap untuk diserahkan kepada pelanggan, diletakkan di rak toko, atau ditunjukkan kepada pemangku kepentingan.
  6. Sprint diakhiri dengan review sprint dan retrospektif.
  7. Seiring sprint berikutnya dimulai, tim memilih item lain lagi dari backlog produk dan mulai bekerja lagi.
  8. Hal ini berlangsung sampai proyek dianggap selesai, baik karena deadline dan budget atau dengan melengkapi seluruh daftar item yang sudah ditentukan di awal.

Jadi, Agile adalah metode project management paling tepat pada proyek yang mendesak dengan kompleksitas dan kebaruan yang signifikan – dan itu bisa saja mulai dari pengembangan software sampai merencanakan wedding.

Siapa saja yang Bisa Mendapatkan Manfaat dari Scrum Methodology Dalam Project Management IT ?

Mungkin Anda berpikir Scrum adalah suatu metode kerja yang terbatas pada engineer atau developer. Tapi kerangka kerja itu bisa bermanfaat untuk jenis proyek lain juga.

“Scrum dapat digunakan untuk proyek yang kompleks, peringatannya adalah hasilnya bagus bila ada produk beton yang diproduksi. Jika Anda bekerja dalam pemasaran dan kebutuhan menulis salinan untuk sebuah proyek, pasti bisa bermanfaat bagi tim Anda. ”

– David Matthew, seorang Master Scrum Certified untuk Incentive Technology Group

Scrum telah digunakan oleh semua orang dari FBI, agen pemasaran, hingga orang-orang konstruksi. Kapan pun Anda perlu menghasilkan beberapa jenis produk, baik itu software atauemail campaign, Scrum dapat membantu Anda mengatur tim Anda dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

Cara Implementasi Scrum Methodology Dalam Project Management IT

Untuk mencoba metode Scrum, Anda bisa memulai dengan mengerjakan satu proyek yang sederhana dan singkat. Dengan begitu, Anda bisa membantu tim Anda untuk memiliki pola pikir yang benar mengenai metode Scrum. Perlu diingat bahwa sama dengan kerja tim pada umumnya, beberapa orang dalam tim akan menyukainya dan beberapa orang akan membencinya. Ini sangat normal dan Anda harus mendorong orang-orang di tim untuk mencobanya dengan benar sebelum mereka menyerah. Jika seseorang akhirnya menyerah, lepaskan mereka dari tim dan biarkan orang lain masuk.

Untuk memulainya, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Menentukan Team Scrum pertama Anda

Tim terdiri dari 5-9 anggota. Semua anggota ini memiliki kombinasi kompetensi dan dapat mencakup untuk menjadi developer, penguji, pendukung, perancang, analisis bisnis, dan lain-lain. Semua anggota terus bekerja sama. Tim itu sendiri bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mereka akan memproduksi produk yang bisa dipresentasikan di akhir setiap sprint.

2. Menentukan lamanya Sprint Anda

Sprint adalah tenggang waktu yang berlangsung antara 7 dan 30 hari, dan biasanya tetap sama panjang selama proyek berlangsung. Tentukan tenggang waktunya dalam sebuah meeting perencanaan dan tim tersebut harus berkomitmen untuk menyelesaikan pekerjaan ini. Pada akhir sprint, Anda sebaiknya mengadakan sebuah review atau ulasan (bisa berupa meeting) dengan demonstrasi hasil kerja. Disini perbaikannya ditinjau dan dikerjakan agar sprint berikutnya bisa direncanakan. Jika Anda masih tidak yakin dengan tenggang waktu, Anda bisa mulai dengan 2 minggu terlebih dahulu.

3. Tunjuk Seorang Master Scrum

Scrum Master adalah seorang katalisator untuk sebuah kelompok scrum. Mereka memastikan bahwa kelompok scrum bekerja secara efektif dan progresif. Jika terjadi hambatan, master Scrum akan menindaklanjuti dan menyelesaikan masalah untuk tim tersebut. Master Scrum memang bisa dianggap sebagai manajer proyek untuk tim tersebut, kecuali orang tersebut tidak boleh mendikte apa yang tim kerjakan dan seharusnya tidak terlibat dalam pengelolaan mikro sekalipun. Master Scrum akan membantu tim dalam merencanakan pekerjaan sprint yang akan datang.

4. Tunjuk Pemilik Produk (Product Owner)

Pemilik Produk harus merupakan seseorang yang dapat bertanggung jawab memastikan tim menghasilkan sebuah produk yang bisa dipresentasikan dan pasarkan ke bisnis, klien atau siapapun yang menginginkan hasil proyek tersebut (pembeli akhir). Pemilik Produk biasanya menuliskan persyaratan sehubungan dengan apa yang diinginkan dari produk tersebut dalam bentuk sebuah cerita, kemudian memprioritaskan item-item dalam proses pembuatan, dan memasukkannya ke backlog.

5. Buat Backlog Produk Awal

Produk backlog adalah daftar keinginan yang berupa semua cerita pengguna yang diharapkan akan dibuat dan diselesaikan dalam proyek tersebut. Cerita yang paling penting harus berada di urutan teratas daftar, jadi keseluruhan simpanan tersusun secara teratur berdasarkan urutan kepentingan cerita. Sebuah simpanan biasanya berisi 2 jenis item pekerjaan:

Epics – Cerita tingkat tinggi yang sketsanya sangat kasar tanpa banyak detail.

Stories – Persyaratan lebih rinci untuk apa yang harus dilakukan (mungkin dilakukan).

Sebuah epics biasanya dapat dibagi menjadi beberapa cerita.

Sebuah cerita biasanya akan dipecah menjadi beberapa tugas terpisah sehingga tim dapat bekerja dan melaporkan progressnya nanti. Stories juga bisa memiliki beberapa tipe seperti development, bug, tugas, dan lain lain. Stories baru dapat ditulis dan ditambahkan ke backlog produk kapan saja dan oleh siapa saja. Jika sebuah epic meningkat dalam prioritas, sebaiknya masukkan detail yang lebih rinci agar tim dapat mulai mengerjakannya. Pemilik Produk bebas untuk memprioritaskan kembali backlog sesuai dengan keinginan dia.

Contoh stories yang bisa dikembangkan menjadi produk:

  • Sebagai power user, saya bisa menentukan file atau folder yang akan di backup berdasarkan ukuran file, tanggal yang dibuat dan tanggal dimodifikasi.
  • Sebagai pembelanja buku, saya bisa membaca ulasan sebuah buku pilihan untuk membantu saya memutuskan apakah akan membelinya.
  • Seorang nasabah bank bisa mengganti PIN-nya

6. Rencanakan dan Mulailah Sprint Pertama Anda

Berdasarkan prioritas backlog, tim sekarang mengambil item dari daftar (biasanya dari paling atas). Tim lalu melakukan brainstorming dan memutuskan apa dan berapa banyak yang bisa mereka selesaikan dalam sprint mendatang. Ini disebut rapat perencanaan sprint.

Begitu tim setuju, sprint dimulai dan tim dapat mulai mengerjakan proyeknya.

7. Tutup Arus dan Mulai Sprint Berikutnya

Bila akhir tenggat waktu sudah tercapai dan semua pekerjaan yang direncanakan sudah lengkap dilakukan, tergantung pada tim untuk memutuskan apakah pekerjaan yang tersisa harus ditransfer ke sprint berikutnya atau dimasukkan kembali ke dalam backlog. Setiap sebuah tim menyelesaikan tugasnya, tim disarankan untuk melakukan retrospektif di mana mereka mendiskusikan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang bisa diperbaiki untuk sprint berikutnya. Setelah itu, pertemuan perencanaan sprint untuk sprint berikutnya dimulai dan prosesnya diulang. Tidak ada batasan untuk jumlah sprint kecuali jika ditetapkan oleh deadline (berdasarkan budget atau waktu) atau seluruh backlog selesai. Jika tidak satu pun kriteria ini terpenuhi, sprint terus berlanjut tanpa batas waktu.

Kegiatan yang harus dilakukan sebagai bagian dari Scrum Methodology Dalam Project Management IT

1. Rapat Perencanaan

Pertemuan Perencanaan Sprint adalah titik awal Scrum. Ini adalah pertemuan dimana seluruh tim Scrum berkumpul; Bekerja sama dengan Product Owner dan Master Scrum, tim memilih story dari backlog dan brainstorm secara bersama-sama. Berdasarkan percakapan, kelompok Scrum memutuskan kompleksitas story dan memutuskan mana yang harus masuk ke sprint.

2. Melengkapi Pekerjaan

Seperti judulnya, perlu bagi tim untuk menyelesaikan pekerjaan untuk kemajuan proyek. Orang-orang di tim bekerja pada epics atau story sampai mereka selesai dan kemudian mereka beralih ke yang berikutnya. Biasanya story disusun di papan dengan langkah-langkah terpisah, jadi mudah untuk merasakan bagaimana sprint tersebut berkembang.

3. Pertemuan Scrum Harian

Melalui siklus sprint, setiap hari tim scrum bertemu maksimal lima belas menit (biasanya di pagi hari). Ada 3 hal yang akan dibahas oleh setiap member tim, yaitu:

  • Apa yang saya lakukan kemarin?
  • Apa yang ingin saya lakukan hari ini?
  • Jelaskan jika orang tersebut memiliki sesuatu yang menghalangi mereka menyelesaikan pekerjaan mereka pada hari itu.

4. Pertemuan Review Sprint

Setelah setiap sprint, tim mengadakan Sprint Review Meeting untuk menunjukkan progress kerja kepada Product Owner dan orang lain yang tertarik. Pertemuan tersebut harus menampilkan demonstrasi langsung, bukan sebuah laporan. Pemilik Produk dapat memverifikasi story sesuai dengan kriteria penerimaan mereka.

5. Rapat Retrospektif

Pertemuan retrospektif terjadi setelah pertemuan review. Kelompok Scrum bertemu dan berbicara mengenai hal-hal berikut:

  • Apa saja yang terjadi dengan baik selama sprint
  • Apa saja yang tidak berjalan seperti yang direncanakan dalam sprint.
  • Pelajaran yang dipelajari
  • Item tindakan yang harus ditindaklanjuti.

Dari pembahasan di atas dapat dilihat bahwa Scrum adalah solusi bagus untuk mendukung perkembangan proyek yang cepat dari hampir semua jenis proyek. Ini sangat efektif dalam menjamin efektifitas bagi organisasi manapun.